Secrétariat médical à distance pour orthophoniste

Le quotidien d'un orthophoniste

Les défis que je prends en charge à votre place

Liste d'attente ingérable

Des mois d'attente, des familles qui rappellent sans cesse, et personne pour tenir la liste à jour.

Séances régulières

Une rééducation suppose un créneau fixe chaque semaine sur plusieurs mois : la moindre annulation déstabilise toute la série.

Bilans et renouvellements

Bilan initial, demande d'entente préalable, renouvellement de prescription : un suivi administratif permanent.

Familles à coordonner

Horaires scolaires, fratries, parents séparés, vacances : la planification demande de la patience et de la mémoire.

Mon approche

Une prestation pensée pour les orthophonistes

Aucune approximation : formée à votre spécialité, je gère le téléphone, l'agenda, la frappe et l'administratif comme une collaboratrice interne, sans la charge employeur ni les contraintes RH.

Liste d'attente réellement tenue : demandes datées, rappel des familles à l'ouverture d'un créneau, réponse honnête sur le délai.
Planification de séries de séances sur créneaux fixes, en tenant compte des horaires scolaires et des vacances.
Suivi des prescriptions : bilans à programmer, renouvellements à relancer auprès du prescripteur avant échéance.
Gestion des annulations avec proposition immédiate du créneau libéré aux familles en attente.
Coordination avec les médecins prescripteurs, les ORL, les établissements scolaires et les autres rééducateurs du réseau.

Étudier mon besoin

Ce que vous gagnez concrètement

5j/7

permanence

appel manqué

100%

liste d'attente à jour

0€

frais caché

Vos outils

Je travaille dans votre logiciel, pas à côté

Vous me donnez un accès secrétaire à votre solution et je saisis directement dedans. Pas de double saisie, pas de fichier intermédiaire, pas de changement d'outil à subir. Les environnements que je rencontre le plus souvent chez un orthophoniste :

Doctolib Maiia HappyOrtho Ortho-Logiciel Sesam-Vitale votre agenda de cabinet

Votre solution n'est pas dans la liste ? Je me forme dessus avant le démarrage, pendant la phase de paramétrage, et c'est compris dans les frais de mise en place.

Combien ça coûte ?

Les mêmes forfaits pour toutes les spécialités, publics et sans frais caché. Tarifs mensuels TTC, appels illimités, préavis d'un mois.

Essentiel 400 € : accueil, agenda, messages
Confort 650 € : + suivi patient et administratif
Premium 900 € : + frappe des comptes rendus
Remplacement 300 € la semaine, mise en place offerte

Le détail des forfaits

Mise en place

De la prise de contact à votre premier appel pris : 10 jours

1. Cadrage

Un premier échange pour cerner votre volume d'appels, vos plages, votre spécialité, vos exigences.

2. Devis & convention

Devis sous 24 h, convention RGPD, accès espace dédié.

3. Paramétrage

Transfert d'appel configuré, je me forme à votre vocabulaire et à vos procédures.

4. Lancement

Premier mois supervisé, ajustements jusqu'à satisfaction complète.

Questions fréquentes

Ce que orthophonistes me demandent avant de signer

Pouvez-vous vraiment tenir ma liste d'attente ?

Oui, et c'est le premier bénéfice pour la plupart des orthophonistes. Chaque demande est datée et documentée (âge, motif, prescripteur, disponibilités), les familles sont rappelées dans l'ordre à l'ouverture d'un créneau, et celles qui ont trouvé ailleurs sortent de la liste. Fini la pile de post-it.

Que répondez-vous à une famille qui attend depuis un an ?

La vérité sur le délai, et les alternatives que vous m'avez indiquées : confrères qui prennent des dossiers, centres de référence, retour vers le prescripteur. Entretenir un faux espoir ne rend service à personne, et surtout pas à l'enfant.

Gérez-vous les demandes d'entente préalable ?

Je prépare et je suis les dossiers administratifs selon votre procédure, je relance quand un accord tarde et je vous signale les échéances de renouvellement. La rédaction du bilan et les décisions de rééducation restent bien sûr les vôtres.

Le forfait est-il adapté à un cabinet libéral seul ?

Le forfait Essentiel à 400 € TTC par mois couvre l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et les messages, avec appels illimités. Pour un cabinet qui reçoit surtout des appels de familles et peu d'administratif lourd, c'est en général la bonne formule.

Avant de vous décider