Secrétariat médical à distance pour kinésithérapeute

Le quotidien d'un kinésithérapeute

Les défis que je prends en charge à votre place

Séries de séances

Planifier 10 séances d'affilée selon la prescription : optimiser le remplissage et respecter la fréquence.

Annulations fréquentes

Replanifier vite, proposer des créneaux libérés, éviter les trous dans le planning.

Prescriptions à suivre

Bilan diagnostic kinésithérapique, ordonnances, courriers au prescripteur.

Télétransmission

FSE, suivi des paiements, relances mutuelles, gestion administrative chronophage.

Mon approche

Une prestation pensée pour les kinésithérapeutes

Aucune approximation : formée à votre spécialité, je gère le téléphone, l'agenda, la frappe et l'administratif comme une collaboratrice interne, sans la charge employeur ni les contraintes RH.

Planification automatique de séries (10 séances, 2x/semaine) selon vos contraintes.
Gestion des annulations en temps réel : proposition des créneaux libérés aux patients en attente.
Tri des motifs : aigus (lombalgie hyperalgique) vs entretien (rééducation post-op longue).
Suivi des prescriptions et BDK, relances au médecin pour renouvellement.
Coordination avec médecins prescripteurs, chirurgiens orthopédistes, médecine du sport.

Étudier mon besoin

Ce que vous gagnez concrètement

30%

no-show évité

5j/7

permanence

appel manqué

0€

frais caché

Vos outils

Je travaille dans votre logiciel, pas à côté

Vous me donnez un accès secrétaire à votre solution et je saisis directement dedans. Pas de double saisie, pas de fichier intermédiaire, pas de changement d'outil à subir. Les environnements que je rencontre le plus souvent chez un kinésithérapeute :

Doctolib Maiia Kinequick Vega Agathe YOU Kobus Sesam-Vitale

Votre solution n'est pas dans la liste ? Je me forme dessus avant le démarrage, pendant la phase de paramétrage, et c'est compris dans les frais de mise en place.

Combien ça coûte ?

Les mêmes forfaits pour toutes les spécialités, publics et sans frais caché. Tarifs mensuels TTC, appels illimités, préavis d'un mois.

Essentiel 400 € : accueil, agenda, messages
Confort 650 € : + suivi patient et administratif
Premium 900 € : + frappe des comptes rendus
Remplacement 300 € la semaine, mise en place offerte

Le détail des forfaits

Mise en place

De la prise de contact à votre premier appel pris : 10 jours

1. Cadrage

Un premier échange pour cerner votre volume d'appels, vos plages, votre spécialité, vos exigences.

2. Devis & convention

Devis sous 24 h, convention RGPD, accès espace dédié.

3. Paramétrage

Transfert d'appel configuré, je me forme à votre vocabulaire et à vos procédures.

4. Lancement

Premier mois supervisé, ajustements jusqu'à satisfaction complète.

Questions fréquentes

Ce que kinésithérapeutes me demandent avant de signer

Savez-vous planifier une série de séances ?

Oui, et c'est le cœur du sujet en kinésithérapie. À partir de la prescription, je pose la série entière sur des créneaux fixes, au rythme demandé, en tenant compte de vos jours de fermeture et des contraintes du patient. Un patient qui repart avec ses dix rendez-vous revient beaucoup plus régulièrement.

Que faites-vous d'une annulation de dernière minute ?

J'appelle immédiatement les patients de votre liste d'attente, en commençant par ceux qui habitent près du cabinet et qui peuvent se libérer vite. Un créneau libéré la veille se recase presque toujours ; le même créneau découvert le matin même, rarement.

Gérez-vous la télétransmission et les relances de mutuelles ?

Je peux prendre le suivi administratif : contrôle des rejets de télétransmission, relance des mutuelles, suivi des impayés et des ordonnances arrivées à échéance. C'est une prestation de secrétariat administratif, chiffrée à part de la permanence téléphonique sur votre devis.

Mon cabinet compte trois kinés, est-ce possible ?

Oui, avec un agenda et des règles par praticien : durées de séance, spécialités respectives, jours de présence, patients suivis par tel ou tel. Je décroche sur une ligne unique et j'oriente vers le bon planning. Voir le guide dédié aux cabinets de groupe.

Avant de vous décider