Secrétariat médical à distance pour ostéopathe

Le quotidien d'un ostéopathe

Les défis que je prends en charge à votre place

Séances longues

Difficile de décrocher pendant une séance de 45 minutes : vous perdez des prises de RDV.

Annulations dernière minute

Un créneau de 45 min vide = manque à gagner direct. Replanifier vite est crucial.

Acompte / paiement

Beaucoup de cabinets demandent un acompte pour limiter les no-show : gérer ces flux à distance.

Typologies variées

Nourrissons, sportifs, femmes enceintes, seniors : durées et motifs différents.

Mon approche

Une prestation pensée pour les ostéopathes

Aucune approximation : formée à votre spécialité, je gère le téléphone, l'agenda, la frappe et l'administratif comme une collaboratrice interne, sans la charge employeur ni les contraintes RH.

Prise de RDV avec qualification du motif (nourrisson, sport, grossesse, urgence aiguë).
Gestion des annulations < 24 h selon vos règles (facturation, replanification).
Confirmation et rappel des rendez-vous au téléphone pour limiter les no-show.
Paiement à distance ou acompte si vos conditions le prévoient.
Coordination avec médecins traitants, sage-femmes, kinés (réseau de soins).

Étudier mon besoin

Ce que vous gagnez concrètement

30%

no-show évité

appel manqué

5j/7

permanence

0€

frais caché

Vos outils

Je travaille dans votre logiciel, pas à côté

Vous me donnez un accès secrétaire à votre solution et je saisis directement dedans. Pas de double saisie, pas de fichier intermédiaire, pas de changement d'outil à subir. Les environnements que je rencontre le plus souvent chez un ostéopathe :

Doctolib Maiia Osteo2ls Julie Google Agenda votre agenda de cabinet

Votre solution n'est pas dans la liste ? Je me forme dessus avant le démarrage, pendant la phase de paramétrage, et c'est compris dans les frais de mise en place.

Combien ça coûte ?

Les mêmes forfaits pour toutes les spécialités, publics et sans frais caché. Tarifs mensuels TTC, appels illimités, préavis d'un mois.

Essentiel 400 € : accueil, agenda, messages
Confort 650 € : + suivi patient et administratif
Premium 900 € : + frappe des comptes rendus
Remplacement 300 € la semaine, mise en place offerte

Le détail des forfaits

Mise en place

De la prise de contact à votre premier appel pris : 10 jours

1. Cadrage

Un premier échange pour cerner votre volume d'appels, vos plages, votre spécialité, vos exigences.

2. Devis & convention

Devis sous 24 h, convention RGPD, accès espace dédié.

3. Paramétrage

Transfert d'appel configuré, je me forme à votre vocabulaire et à vos procédures.

4. Lancement

Premier mois supervisé, ajustements jusqu'à satisfaction complète.

Questions fréquentes

Ce que ostéopathes me demandent avant de signer

Je suis seul au cabinet, le service est-il rentable pour moi ?

Le calcul est simple : comparez le prix du forfait au nombre de séances que vous perdez chaque mois faute d'avoir décroché. Deux ou trois nouveaux patients récupérés par semaine couvrent déjà largement un forfait Essentiel. Le guide sur le prix d'un secrétariat externalisé détaille ce raisonnement.

Pouvez-vous demander un acompte à la réservation ?

Oui, si votre solution de rendez-vous le permet. J'annonce la règle au patient au moment de la prise de rendez-vous et je note son accord. C'est le levier le plus efficace contre les rendez-vous non honorés sur des créneaux longs de quarante-cinq minutes.

Qualifiez-vous le motif de consultation ?

Je relève le motif administratif dont vous avez besoin pour préparer la séance : nourrisson, femme enceinte, sportif, suite de traumatisme, douleur aiguë. Cela vous permet d'ajuster la durée et de repérer d'un coup d'œil les demandes qui relèvent d'abord d'un avis médical.

Et si un patient décrit des signes qui ne relèvent pas de l'ostéopathie ?

Je ne prends pas le rendez-vous et je l'invite à consulter son médecin traitant, selon la liste de motifs d'exclusion que vous m'aurez donnée (traumatisme récent non exploré, douleur thoracique, fièvre, déficit neurologique). Puis je vous en informe.

Avant de vous décider