Prix d'un secrétariat médical externalisé : le budget réel

Avant de comparer des montants, il faut comparer des modèles. Un télésecrétariat facture presque toujours selon l'une de ces trois logiques, et le prix affiché ne veut pas dire la même chose dans chacune.

La facturation à la communication est la plus répandue chez les grands plateaux téléphoniques. Vous payez chaque appel traité, parfois à la minute au delà d'une durée incluse. C'est séduisant sur le papier quand on reçoit peu d'appels, mais la facture devient imprévisible dès que l'activité grimpe, et une épidémie hivernale peut la faire doubler sans prévenir.

Le forfait mensuel couvre un périmètre de prestations pour un montant fixe. C'est le modèle le plus lisible : vous savez en début de mois ce que vous paierez à la fin. Attention toutefois aux forfaits assortis d'un quota d'appels, qui reviennent à une facturation à la communication déguisée dès que le quota est dépassé.

Le modèle hybride combine un abonnement de base et une consommation facturée en plus. C'est souvent le plus difficile à comparer, parce que la part variable ne se révèle qu'à la première facture.

Les ordres de grandeur ci-dessous correspondent à ce que rencontrent les praticiens libéraux en France pour un secrétariat médical à distance. Ils servent à situer un devis, pas à établir une norme : chaque prestataire construit sa grille différemment.

Pour une simple prise de messages sur des plages réduites, on descend souvent sous les 200 € par mois, mais le service se limite alors à noter un nom et un numéro. Pour une permanence téléphonique complète avec prise de rendez-vous dans votre agenda, la fourchette réaliste se situe plutôt entre 300 et 800 € par mois selon le volume d'appels et l'étendue des plages couvertes. Au delà, on entre dans les prestations incluant la frappe de comptes rendus, la gestion administrative ou plusieurs praticiens.

Un point mérite votre attention : un tarif nettement inférieur à ces fourchettes cache presque toujours un périmètre très réduit, un quota d'appels bas, ou un plateau où personne ne connaît votre cabinet. Le guide sur le télésecrétariat pas cher détaille où se logent ces compromis.

Le montant mensuel n'est qu'une partie de la facture. Plusieurs postes se découvrent en cours de route, et ce sont eux qui créent les mauvaises surprises.

Mes forfaits sont publics et affichés sur le site, ce qui n'est pas si courant dans ce métier. Ils sont mensuels, en euros TTC, et incluent tous les appels sans quota ni facturation à la communication.

Le forfait Essentiel à 400 € couvre l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous, la gestion de l'agenda, la prise de messages et le compte rendu quotidien. Le forfait Confort à 650 € y ajoute le suivi patient, la récupération des résultats de laboratoire, les renouvellements et les demandes administratives. Le forfait Premium à 900 € correspond au secrétariat complet, frappe des comptes rendus incluse.

S'y ajoutent 80 € de mise en place, une seule fois, et rien d'autre. Pas de durée minimale d'engagement : vous pouvez arrêter à tout moment avec un préavis d'un mois. La permanence court du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30, et je le dis clairement plutôt que de laisser croire à une couverture continue.

Un secrétariat externalisé ne se juge pas au montant de la facture mais à ce qu'il vous rapporte. Le calcul tient en trois lignes et se fait en cinq minutes.

Commencez par estimer le nombre de rendez-vous que vous perdez chaque semaine faute d'avoir décroché : appels non aboutis, patients tombés sur un répondeur, créneaux annulés jamais recasés. Multipliez ce nombre par le montant moyen d'une consultation ou d'un acte chez vous. Comparez au coût hebdomadaire du forfait, soit environ 92 € pour l'Essentiel.

Chez la plupart des praticiens que je rencontre, deux à trois rendez-vous récupérés par semaine suffisent à couvrir le forfait. Le reste, c'est du temps de consultation rendu, des interruptions en moins et une charge mentale allégée, qui ne se chiffre pas mais qui pèse lourd.

Les forfaits Medys sont à appels illimités : la deuxième ligne, sans astérisque.