Le coût, point de départ mais pas d'arrivée
Un poste salarié à temps plein représente un ordre de grandeur de 2 300 à 3 000 € par mois de coût employeur, auquel s'ajoutent le poste de travail, les licences logicielles et les six à huit semaines d'absence annuelle à couvrir. Un forfait de télésecrétariat complet se situe entre 400 et 900 € TTC par mois, sans charges ni équipement.
L'écart est réel, mais il ne dit pas tout : une salariée à temps plein est disponible trente-cinq heures par semaine et fait des choses qu'un secrétariat à distance ne fait pas. Comparer les deux montants sans comparer les périmètres n'a pas de sens.
Le guide sur le coût d'une secrétaire salariée détaille le calcul poste par poste, charges comprises.
Sept critères, sept verdicts
Au delà du prix, voici ce qui départage réellement les deux formules dans le quotidien d'un cabinet.
Quand la salariée l'emporte
Trois situations rendent l'embauche préférable, et il serait malhonnête de prétendre l'inverse.
La première est un besoin d'accueil physique important : cabinet à forte fréquentation avec comptoir, encaissement sur place, gestion de flux dans une salle d'attente. Personne à distance ne remplace quelqu'un derrière un guichet.
La deuxième est un volume d'activité qui justifie un temps plein et davantage. Au delà d'un certain seuil, le coût du télésecrétariat rejoint celui d'un salaire, et la présence sur place devient plus rentable.
La troisième est le besoin d'assistance clinique : préparation du matériel, aide au praticien, gestion des stocks. Ce sont des missions de fond qui supposent d'être là.
Quand le télésecrétariat l'emporte
À l'inverse, l'externalisation s'impose quand l'incertitude est forte ou le besoin partiel.
Une installation récente, où le volume d'activité reste inconnu, se prête mal à une embauche : un contrat de travail est difficile à défaire, un forfait mensuel se coupe avec un préavis d'un mois. Un cabinet dont le besoin est essentiellement téléphonique, sans accueil physique, n'a aucune raison de financer un poste complet.
Le cas des remplacements est le plus évident : couvrir six à huit semaines d'absence par an ne justifie pas un second recrutement, alors qu'un forfait Remplacement à 300 € TTC la semaine règle la question sans contrat de travail.
La troisième voie : l'organisation mixte
C'est le choix qui monte, et souvent le plus intelligent. Un mi temps salarié assure la présence au cabinet sur les plages de forte fréquentation ; un secrétariat externalisé couvre le téléphone le reste de la journée, la pause déjeuner et les périodes d'absence.
Le coût total reste inférieur à un temps plein, la présence physique est assurée quand elle compte, et la continuité téléphonique n'est jamais interrompue. Le débordement d'appels est exactement conçu pour cette articulation : je ne prends que ce que votre secrétaire n'a pas pu décrocher.
Cette organisation demande une chose : que votre salariée soit informée et associée. Un secrétariat externe présenté comme une menace crée des tensions ; présenté comme un renfort qui la libère du téléphone, il est en général bien accueilli.
Le comparatif en un tableau
| Critère | Secrétaire salariée | Télésecrétariat |
|---|---|---|
| Coût mensuel | 2 300 à 3 000 € (coût employeur) | 400 à 900 € TTC |
| Accueil physique | Oui | Non |
| Congés à couvrir | 6 à 8 semaines par an | Aucun |
| Engagement | Contrat de travail | Préavis d'un mois |
| Charges et gestion RH | À votre charge | Aucune |
| Montée en compétence | Longue mais durable | Quelques semaines |
Ordres de grandeur indicatifs, à confirmer avec votre expert-comptable.
