Les quatre options, sans langue de bois
Face à l'absence de votre secrétaire, quatre voies sont possibles. Aucune n'est parfaite, et le choix dépend surtout de la durée de l'absence et de ce que votre cabinet peut absorber.
Anticiper, le seul vrai facteur de réussite
Un remplacement improvisé la veille du départ se passe mal, quelle que soit la solution retenue. Un remplacement préparé trois semaines à l'avance est transparent pour vos patients.
La raison est simple : le remplaçant doit connaître vos règles de planification, vos motifs d'urgence, votre formule d'accueil et vos habitudes. Cette prise en main demande quelques jours, et elle se fait beaucoup mieux quand votre secrétaire est encore là pour transmettre.
Prévoyez donc un temps de recouvrement : deux ou trois jours pendant lesquels votre secrétaire et le remplaçant travaillent en parallèle. C'est le meilleur investissement possible sur toute l'opération.
Comment cela se passe concrètement chez Medys
Le forfait Remplacement est conçu exactement pour ce cas de figure : 300 € TTC par semaine, sans frais de mise en place, sur la durée que vous choisissez. Pas d'engagement au delà de la période convenue.
La préparation se déroule avant le départ. Nous écrivons ensemble votre protocole d'accueil, vos règles de planification et vos motifs d'urgence ; votre secrétaire me transmet les particularités que seul quelqu'un du cabinet connaît. Je prends un accès secrétaire à votre agenda et je me forme à votre logiciel.
Le jour du départ, le renvoi d'appel est activé chez votre opérateur et je décroche au nom de votre cabinet avec votre formule habituelle. Pour vos patients, rien ne change. Au retour de votre secrétaire, je lui transmets une synthèse complète de ce qui s'est passé, pour qu'elle reprenne la main sans trou d'information.
Ce que couvre un remplacement, et ce qu'il ne couvre pas
Le remplacement à distance couvre l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous, la gestion de l'agenda et la transmission des messages, avec les appels illimités, du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30.
Il ne couvre évidemment pas ce qui suppose une présence physique : accueil des patients au comptoir, encaissement, gestion du matériel, tri du courrier papier. Si ces tâches sont critiques pendant l'absence, il faut les redistribuer en interne ou envisager un intérim sur place.
Dans la pratique, la partie téléphonique et agenda représente l'essentiel de la charge chez la plupart des praticiens, et c'est celle dont l'absence se voit le plus.
